Rappels, annulations et absences

Un fauteuil vide est ce qui coûte le plus cher dans une activité sur rendez-vous, car le temps ne se vend pas deux fois. L’essentiel de la solution consiste à prévenir les gens à temps et à leur permettre facilement de vous prévenir.

La confirmation

Chaque client reçoit un e-mail dès que le rendez-vous est pris : quoi, avec qui, quand, où, et un lien pour annuler ou modifier sans téléphoner.

Le rappel

Un rappel part la veille avec les mêmes informations et le même lien. La plupart des clients empêchés le disent à ce moment-là — précisément quand vous pouvez encore remplir le créneau.

Le délai d’annulation

Panneau Rendez-vous Paramètres Délai d’annulation

Indiquez jusqu’à combien de temps avant le rendez-vous un client peut encore annuler lui-même. Au-delà, le lien l’invite à vous appeler — et c’est la bonne issue, car à ce stade il s’agit d’une conversation, pas d’un formulaire.

Quand le client ne vient pas

• Marquez le rendez-vous comme « Absent » plutôt que de le supprimer, sinon le chiffre ne veut rien dire.
• Regardez le taux par spécialiste en plus du taux global — une colonne nettement plus élevée que les autres signale généralement un problème de planning, pas un problème de clients.
• Les récidivistes se repèrent à un numéro de téléphone que vous reconnaissez. Beaucoup de salons appellent pour confirmer avant le premier rendez-vous qui suit une absence.